Зачем нужно сопроводительное письмо и как его подготовить

Сопроводительное письмо — инструмент, который помогает усилить позитивное впечатление о соискателе, подчеркнуть релевантный опыт. Эффективное сопроводительное письмо стимулирует работодателя поскорее набрать ваш номер, чтобы пригласить на интервью. Однако важно знать, когда письмо сработает. Объясняем, как подготовить сопроводительный текст и каких ошибок избегать. 

Не путайте навыки с интересами 

Часто кандидаты путают сопроводительное и мотивационное письмо, и это мешает проявить себя с лучшей стороны. Поэтому для начала разберемся с терминами. 

Чем отличаются цели писем:

— Сопроводительное письмо нужно, чтобы прокомментировать (не продублировать) резюме. Ответить компании, HR-специалисту или рекрутеру на вопрос, почему вы подходящий кандидат на вакансию. Сопроводительное письмо — первая коммуникация с работодателем, который смотрит ваше резюме.

— Мотивационное письмо необходимо, чтобы рассказать про заинтересованность в определенной вакансии. Оно отвечает нанимающей стороне на вопрос, почему вы хотите получить эту работу. Работодатель может сам попросить вас написать мотивационное письмо, или вы можете сами его отправить после первого собеседования.

Если вы отправите резюме с мотивационным письмом при отклике на вакансию, компания увидит лишь то, что вы хотите получить эту работу. Но сначала работодатель должен убедиться, что вы справитесь с обязанностями. Поэтому при первом отклике нужно рассказать, почему вы можете делать все, что требуется, и только потом объяснить, зачем вам это нужно. 

В сопроводительное письмо можно добавить короткий комментарий про заинтересованность в работе и включить элементы мотивации. Но эта информация  должна быть в заключении. Основной фокус – на то, почему вы подходите. 

Когда писать сопроводительное письмо

Если это требование указано в вакансии. Когда работодатель просит написать сопроводительное письмо, значит, это важно. Как минимум, чтобы проверить, заметили вы этот пункт или нет. Поэтому важно внимательно читать описание позиции и коротко комментировать совпадения с вашим опытом.  

Когда отправляете резюме напрямую на почту, в социальные сети или мессенджер, лично человеку или на общий почтовый ящик. Так вы проявите вежливость и объясните работодателю цель коммуникации. Сопроводительное письмо будет первым, что увидит получатель. Поэтому лучше на этом этапе произвести верное впечатление, чтобы резюме рассмотрели и дали ответ.  

Если меняете профессию, специализацию или индустрию. Если ваш опыт работы не соответствует новой позиции, в письме вы сможете объяснить про связь между вашими навыками и вакансией. Найдите общие точки и расскажите о них в письме. Если раньше вы работали руководителем по продажам, а сейчас хотите стать юристом, или готовы перейти на более низкую позицию – работодатель подумает, что вы или откликаетесь на все без разбора. Благодаря письму он поймет, что это не случайность. Бояться таких переходов не стоит, как и решать за работодателя, что вас не возьмут. Такие транзиты регулярно происходят, а в разных должностях гораздо больше общего, чем кажется на первый взгляд. 

Если был длительный перерыв в работе. Расскажите работодателю, что вы не теряли профессиональную сноровку, а с пользой проводили время — учились, занимались здоровьем, вели частные проекты. У HR-специалиста точно возникнет этот вопрос, и ваши комментарии повысят шанс на положительный ответ. 

При отклике на сайте с вакансиями. К сожалению, есть высокая вероятность, что его не прочитают. Но остается шанс, что рекрутер обратит внимание на ваш отклик, и именно ради этого стоить написать сопроводительный текст. 

Как составить сопроводительное письмо 

Придерживайтесь определенной структуры

Это деловая коммуникация, поэтому пишите ясно и точно. Вот какую структуру можно использовать.

Приветствие 

Добрый день, (Имя, если известно/уважаемые коллеги, если неизвестно),  

Основная часть 

— на какую должность претендуете

Меня зовут (Имя) и меня очень заинтересовала вакансия специалиста по кадрам. 

— какие навыки и опыт соответствуют критериям вакансии, чем вы можете быть полезны для компании

В этом году я успешно закончила обучение по управлению персоналом и на высший балл прошла стажировку в ИТ-компании. Обладаю навыками работы с трудовыми политиками, быстро и качественно пишу их с нуля,  прекрасно ориентирована в трудовом законодательстве. 

— аргументы и примеры достижений  

Я создала 25 кадровых положений по всем рисковым зонам компании, а также внедрила электронный документооборот. Это обеспечило 100% подписание всех документов в срок. 

— почему вакансия вас заинтересовала

Я хочу развиваться в направлении КДП и помогать компании исключать все трудовые риски. 

Завершение и призыв к действию 

Поэтому буду рада стать кандидатом на вакансию и заранее благодарю за обратную связь. Для удобства оставляю мои контакты (номер телефона, почта).

Внимательно изучите описание вакансии и требования

Сопроводительное письмо должно быть адаптировано под определенную вакансию, учитывать описанные требования и опираться именно на них. Объясните, где ваш опыт и задачи компании пересекаются, расскажите про точки соприкосновения. Тогда работодатель сможет сделать вывод, что вы действительно подходите. 

Подумайте о визуальном восприятии 

Письмо должно быть коротким, легко читаемым — пять-семь коротких предложений. Обычно рекрутер тратит изучение резюме до двух минут, а сопроводительное письмо читает 30 секунд. Поэтому у вас не так много времени, чтобы удержать внимание специалиста. Упрощайте предложения и пишите только главное. Добавляйте место между абзацами, избегайте сплошного текста. Так в сообщении появится пространство, и его будет легче воспринимать.  

Не стесняйтесь себя хвалить

Необходимо рассказать о том, что вы умеете. Только так работодатель узнает о ваших сильных сторонах. 

Какие могут быть ошибки 

Письмо в форме рассказа

Пишите тезисно и лаконично. Не рассказывайте долгие предыстории формата «когда я работал в прошлой компании, то думал о своем развитии и мне всегда казалось, что… ». Такое письмо не будут читать. Нанимающая сторона должна искать подходящего кандидата, а не ключевые мысли в вашем сообщении. 

Громоздкое сообщение

Посмотрите на свое письмо. Получилось больше 10 предложений? Сплошной текст и нет абзацев? Когла вы сами перечитываете письмо – таймер показывает 1 минуту и больше? Читать это не будут. 

Пересказ резюме

Не рассказывайте в письме все, что уже есть в вашем резюме. Эту информацию рекрутер увидит и без письма. Если работодатель потратит время на изучение одной и той же информации дважды, впечатление о вас будет испорчено. 

Рассказ о том, что вы не умеете

Если при первом контакте с компанией вы показываете, что сомневаетесь сами в себе, будьте уверены, — рекрутер будет искать того, кто в себе уверен. Сомнения могут появиться, но позже. Если они есть сразу — шансы на успех у работодателя нулевые, и он не позвонит. 

Нестандартные формы сопроводительных писем

Иногда кандидаты пишут сообщения в стихах, добавляю анекдоты или увлекательные истории, чтобы выделиться среди других соискателей. Выделиться получится, а вот зарекомендовать себя как профессионала — вряд ли. 

Личные моменты 

У многих кандидатов есть непростые жизненные обстоятельства, связанные со здоровьем или семейным положением. Не стоит акцентировать на этом все внимание. Расскажите, что вы умеете, и если сами сочтете нужным, кратко поделитесь, что вам может понадобиться специальное оборудование или особый режим работы в связи с вашими обстоятельствами.  

Грамотно составленный текст помогает работодателю обратить внимание на вас как на специалиста. Тем, кто ищет работу с учетом индивидуальных особенностей здоровья, важно заранее обдумать, какие аспекты раскрыть в письме, чтобы повысить свои шансы на успешное трудоустройство. Говорите о сильных сторонах, не стесняйтесь себя хвалить и изучайте описания вакансий, чтобы работодатель мечты вас заметил.